書信禮儀

第一，要按照書信規格寫信，即擡頭要頂格寫尊稱，另起一行空兩格寫問候語，下面一段才是正文，正文寫完後，要寫上期望或祝賀的話語，最後才是寫信人的落款和時間。有些人寫信易忘記寫時間，這是不應該疏忽的。如果信寫完以後又想起了什麽事需要寫在信里去的話，就在信的最後加一個附言，把要補充的話寫上去。外文書信與中文書信的內容要求是完全一樣的，格式上有所不同。如果要用外文寫信，就要根據該國文字的常規要求和書信規格進行書寫，不要隨心所欲。

第二，一般書信內容要求把想要説的事情説清楚，把要想説的話都寫上就可以了，只要收信人能讀懂你寫的全部意思就算達到了目的。如果是商務往來和其他經濟業務性質的書信，在內容的敘述上就要講究一些，把重要的因素必須全部包括在內容中，不得遺漏。例如商業往來方面的業務信函，就要説明商品名稱、牌號、規格、數量、質量、價格、起運時間、出厰時間、合約籤定情況或規定，交付款項的時間、地點、方式，運輸過程中的保護、保險、到貨時間、提取方式，萬一發生意外之後如何賠償等。並且商務和其他經濟業務方面的往來信函要留下底稿，收到來函要妥善保存，以便將來查詢，萬一出現什麽問題就有可靠的證據。

第三，如果是傳達信息、聯絡感情等方面的書信，要做到及時、准確，感情表露要恰當，遣詞造句要和緩，字要書寫工整，不要出現錯別字，以及造成收信人的誤解和不悅。

第四，寫信時禁忌用紅筆或鉛筆，私人的書信最好不用打印的字，如果是公函可以打印，但是末尾的籤字必須用手親筆書寫。信不能開着口子發出去，如果是請人代信的話，就要開着口子當面交給代信人，以示信任。如果別人讓你代信時，就要當面把開口信封好，以表示謹慎、認真。

第五，信寫完以後，一定要檢查一下，至少閲讀一遍，看看有無遺漏、錯別字等，如果有，就要糾正過來。遺漏的意思和話寫在附語里，附語寫多少都無關緊要。還有一點要特別注意，即在同時寫幾封信時，就要把信封和信紙（內容）一定弄正確，不要張冠李戴，把給老王的信寄給老張，而把老張的信又寄給老王，一錯就必然是兩個同時錯，在現實生活里經常出現這樣的馬虎事，關鍵還是沒有足夠的警惕，注意不夠所致。

第六，關於信封的書寫，傳統禮儀中收信人的名字後面要寫“同志”，因為這不僅是給郵遞員看的。但是在現實生活里，人們不大願意接受，尤其是給領導、長輩寫信時，名字後面寫“同志”二字感到難下筆。主張從禮儀的原則出發，應該靈活機動，不必強求一律。